Bir
halkla ilişkiler yazarının temel görevlerinden biri kontrol edilen ve
edilemeyen bilgileri yönetebilmektir. Halkla ilişkiler uzmanı aynı zamanda
yazılı iletişim kanallarına da hakim olmalıdır. Dolayısıyla reklam ve konuşma
metinlerini yazabilmek için iyi bir genel kültür birikimine sahip olmak, dili
etkili bir şekilde kullanmak gereklidir. Kurumların medya ile etkileşime
geçtiği iletişim kanalları 3’e ayrılmaktadır. Bunlar basılı, elektronik ve
sözlü iletişim kanallarıdır. Basılı medya, yazılı iletişim üzerinden
gerçekleşmektedir. Yazılı iletişim, kurumların halkla ilişkiler faaliyetleri
için en çok kullandıkları iletişim türlerinden biridir. Kurumların hazırlamış
oldukları gazete, dergi, afiş, el ilanı, broşür, insört basılı iletişime
verilebilecek örnekleri oluşturmaktadır. Bu örneklerin hepsi hedefledikleri
kitlelere bilgi vermeyi amaçlamaktadır. Yazılı iletişim; kalıcı olduğu, bir
bütünlük sağladığı ve üzerinde değişiklikler yapılabildiği için sözlü iletişime
oranla daha fazla tercih edilmektedir. Basılı iletişim araçları çeşitli avantaj
ve dezavantajlara sahiptir. Hedef kitleye birebir ulaşılabilirliği, uzun ömürlü
olması, internetin olmadığı yerlere bile erişebilmesi basılı iletişim
araçlarının avantajını oluşturmaktadır. Basılı malzemelerin dağıtım maliyetinin
yüksek olması, malzemelerin hazırlanması için uzun süreye ihtiyaç duyulması, basılı
iletişim araçlarının dezavantajlarını oluşturmaktadır. Basılı araçlar;
hikayenin uzunluğu, yayın süresi, röportajlar açısından da radyo ve
televizyonlardan farklılık göstermektedir.
Kurumun
yayınlarını hazırlayan halkla ilişkiler uzmanlarının önceliği yapılacak
faaliyetlerin hedef kitlesini belirlemektir. Öncelikle bu kesimin kurum içi
personele mi yoksa çözüm ortaklarına mı yönelik olacağı belirlenmelidir. Daha sonra yayın sayısının ve içeriğinin
belirlenmesi gereklidir. Yayınların ne sıklıkta yayınlanacağına karar
verilirken hedef kitleyi fazla mesaj bombardımanına tutmamak gereklidir.
Yayınların renkli mi yoksa siyah beyaz mı olacağı, yayınların parayla mı satılacağı,
dağıtımın nasıl gerçekleştirileceği konusundaki kararların da verilmesi
gereklidir. Kurumlar, hazırlamış oldukları yayınlarda kurum haberlerine, kurumu
ilgilendirebilecek alanlardaki haberlere ve okuyucunun dikkatini çekmek için
eğlendirici hikayelere yer vermelidir. Kurum yayınlarının bir parçası olan
kurum gazeteleri hem iç hem dış kitlelere yönelik hazırlanabilmektedir. Gazete,
renkli ya da siyah beyaz olarak çeşitli boyutlarda çıkartılmaktadır. Sayfa
sayısı ve gazetenin hangi periyotlarda yayınlanacağı kurumun yönetim kurulu
tarafından halkla ilişkiler uzmanlarına bildirilmektedir. Haber bültenleri de
kurumsal yayınların kapsamına girmektedir. Haber bültenleri, belirli kitlelerin
ilgi alanına giren haberlerin olduğu, küçük gazete ya da broşürler olarak
adlandırılmaktadır. Bültenler güncel bilgileri içermektedir. Haber bültenleri
halkla ilişkiler uzmanları ve medya çalışanları arasında köprü görevini üstlenmektedir.
Medya, bültenler aracılığıyla kurumların çalışmaları hakkında bilgi edinmekte
ve gerekli bulduğu zaman mecrasında haber olarak yayımlamaktadır. Haber
bültenlerinde başlıklar açık ve kısa olmalı, tarihler yer almalı ve bülten
süreklilik göstermelidir. Kurum dergileri, kurum gazetelerinden kağıt kalitesi,
içeriği, yayın süreleri açısından farklılık göstermektedir. Kurumsal dergilerde
kuruma ait haberler önplana çıkartılmakta böylece okurla kurum arasında bağ
kurulması hedeflenmektedir. Dergide verilmek istenen mesajlar gazetelere
kıyasla daha kalıcıdır bunun sebebi dergilerin okuyucular tarafından tekrar
tekrar gözden geçirilmesidir. Dergilerde kurumun personelini ilgilendiren
bilgilere yer verilmektedir çünkü amaç kurumun çalışanlarına kurumun vizyonunu,
misyonunu, hedeflerini dergi aracılığı ile vermektir. Kurumlar genellikle yayın
işine küçük bütçeler ayırıp daha az sayfalı bülten ya da gazeteler yayınlarken
bugün artan rekabet ortamı ile bu alana daha büyük bütçeler ayırarak içerik ve
görsel kalitelerini arttırmıştır. Bugün kurumlar, kurum yayınlarının, kurum
imajına katkı sağladığı bilincine varmıştır. Okuyucular tarafından ilgiyle
okunan bir dergi için dergiye verilecek olan ismin uygun olması, tasarımının
ilgi çekici olması, derginin amaçlarının açık olarak belirtilmesi gereklidir.
Kurumsal dergilerde kurumun aldığı ödüller, kurumun destek verdiği sosyal
sorumluluk projeleri, kurum yöneticileri ile ilgili bilgiler, kurumun tarihi,
kurumun yeni çıkan ürünleri ile ilgili tanıtıcı bilgiler, kurumun yatırım
çalışmaları, kurmuş olduğu yeni ortaklıklar ile ilgili bilgiler yer almalıdır.
İnsörtler,
dergi ya da gazetelerin içinde okuyucuya sunulan bilgilendirme amaçlı broşür ve
kitapçıklardır. İnsörtler aracılığı ile kurumların yapmış oldukları kampanyalar
hakkında detaylı bilgi vermek mümkündür. Broşürler ise, topluma kurumun faaliyetleri
ya da ürünleri ile ilgili bilgi aktarmak amacıyla hazırlanmaktadır. Broşürlerde
kısa ve net bilgiler yer almalıdır. Çünkü broşürler az sayıda sayfadan
oluşmaktadır. Broşürler genel ve özel olmak üzere 2 şekilde hazırlanmaktadır
çünkü konusuna göre bazı broşürler herkesi ilgilendirebileceği gibi bazı
broşürler özel bir kesime hitap edebilmektedir. Broşürlerde olduğu gibi el
ilanları ve afişlerde yer alan bilgiler kısa ve net olmalıdır. İlanlarda ve
afişlerde ayrıntılı bilgi sahibi olmak isteyen kişiler için kurumun iletişim
bilgileri yer almalıdır. Afişlerin kullanım alanları afiş büyüklüğüne göre
değişkenlik göstermektedir. Büyük boyutlu afişler dış mekanlar için, küçük
boyutlu afişler iç mekanlar için uygundur. Afişler kullanımlarına göre reklam,
kültürel ve sosyal olmak üzere 3’e ayrılmaktadır. Kurumun ürün ya da hizmetini
tanıtma amaçlı afişler reklam, kurumun sergi, festival gibi etkinliklerini
duyurmak için hazırlanan afişler kültürel, sağlık, çevre gibi konularla ilgili
toplumu uyarıcı nitelikteki afişlere ise sosyal afişler denilmektedir. Afişler,
tek yönlü iletişim araçlarıdır. Dolayısıyla herkese mesajın iletilmesi amaçlanır.
Bu sebepten dolayı afişler, belli bir kesimden ziyade herkese yönelik olarak
hazırlanmaktadır. Reklamlar, kurumların tanıtılmasında ve markanın imajının
yaratılmasında katkısı olan araçlardır. Basılı bir reklam metni, tespit etmiş
olduğu hedef kitlenin ilgisini çekebilmeli, kitleyi harekete geçirmeli ve
reklam metninde yer alan başlıkların birbirleri ile uyumlu olmalıdır. Reklamın
son bölümü vurucu bir mesaj ile tamamlanmalıdır. Reklam metni açık ve anlaşılır
bir dille yazılmalı ve reklamda kurumun logosu yer almalıdır. Reklamlarda
görsel öğeler kullanmak da ilgi çekmektedir. Halkla ilişkiler uzmanlarının en
çok emek verdiği işlerden biri de konuşma metni yazımıdır. Etkili bir konuşma
metnini yazabilmek için metnin çizgisi olmayan bir kağıda çift satır aralığı
ile bilgisayar ya da daktilo aracılığıyla yazılması, eğer ihtiyaç duyulursa da
konuşma esnasında yararlanabileceği not kartlarının hazırlanması gereklidir.
Konuşma gerçekleşmeden önce konuşmayı dinleyecek olan grubun da oluşturulması gereklidir.
Bunun için konuşmayı yapacak olan kişi ilk olarak dinleyiciyi selamlamalı ve
gruba yapacağı konuşmanın içeriğini, amacını, süresini belirten bir
önbilgilendirme açıklaması yapmalıdır.
Yorumlar
Yorum Gönder